Mehrwertsteuer und Rechnungsstellung für Gepäckaufbewahrung in Spanien, Frankreich und Italien: Was jeder Betreiber wissen sollte

Betreiber steigen in die Gepäckaufbewahrung ein, um eine Gepäckaufbewahrung zu betreiben — nicht ein Steuer-Compliance-Geschäft. Doch sobald ein Tourist die erste Tasche abgibt und 5 € zahlt, interessieren sich drei EU-Mitgliedstaaten sehr für die Art und Weise, wie diese Transaktion fakturiert wird. Hier die praktische Fassung, nach Land geordnet.

Hinweis. Dies ist eine betreiberorientierte Zusammenfassung, keine Rechtsberatung. Steuervorschriften ändern sich; konsultieren Sie einen lokalen Steuerberater vor dem Start. Die Plattform unterstützt alle beschriebenen Konfigurationen; falls Ihr Land eine Besonderheit hat, die nicht abgedeckt ist, sagen Sie es uns.

Spanien (IVA)

Der Regelsteuersatz beträgt 21 %. Gepäckaufbewahrung fällt unter den Regelsteuersatz — es gibt keinen reduzierten Satz für Tourismus, auch nicht für ausländische Kunden.

Was eine Rechnung enthalten muss, um vor der AEAT (spanische Steuerbehörde) gültig zu sein:

• Fortlaufende Nummerierung ohne Lücken, innerhalb des Jahres zusammenhängend.
• Vollständiger Firmenname des Ausstellers, NIF/CIF und Geschäftsadresse.
• Kundenname (und NIF, wenn B2B).
• Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und Einzelpositionen.
• Nettobetrag, IVA-Satz, IVA-Betrag und Bruttobetrag.
• Vermerk „factura simplificada" bei Beträgen unter 400 € im B2C — andere Inhaltsregeln gelten.

Spanien betreibt zudem das SII (Suministro Inmediato de Información) — IVA-pflichtige Unternehmen oberhalb bestimmter Schwellen müssen jede ausgestellte und erhaltene Rechnung innerhalb von 4 Kalendertagen per API an die AEAT melden. Unsere spanischen Betreiber nutzen die Integration mit Holded oder Sage; LockMe pusht nicht direkt ans SII.

Aufbewahrung B2C: Die AEAT verlangt die Aufbewahrung von IVA-Aufzeichnungen für 6 Jahre und Rechnungsaufzeichnungen mindestens 4 Jahre.

Frankreich (TVA)

Regelsteuersatz 20 %. Wie in Spanien kein reduzierter Satz für Gepäckaufbewahrung.

Was sich gegenüber Spanien ändert:

• Frankreich erlaubt elektronische B2B-Rechnungen seit der 2024 in Kraft getretenen Reform. B2C bleibt Papier oder PDF per E-Mail.
• Die Pflichtfelder sind nahezu gleich, plus die identifiant TVA intracommunautaire des Kunden bei B2B in einem anderen Mitgliedstaat.
• „Facture simplifiée" zulässig unter 150 € im B2C, mit reduziertem Feld-Set.

Das Reverse-Charge-Verfahren gilt normalerweise nicht für Gepäckaufbewahrung zwischen französischen Entitäten. Es gilt, wenn der Käufer in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig ist und eine gültige USt-IdNr. angibt.

Italien (IVA)

Regelsteuersatz 22 % — der höchste der drei. Kein reduzierter Satz für Gepäckaufbewahrung.

Italien ist beim Echtzeit-Reporting der strengste der drei:

• Fatturazione elettronica ist verpflichtend für nahezu alle Transaktionen, B2B und B2C. Jede Rechnung muss durch das SDI (Sistema di Interscambio) im XML-Format laufen.
• Der Kunde gibt einen SDI-Code (B2B) oder seinen codice fiscale (B2C) an. Andernfalls wird die Rechnung mit dem generischen Code XXXXXXX gesendet und zur Höflichkeit als PDF per E-Mail verschickt.
• B2C unter 77,47 € kann eine „ricevuta fiscale" verwenden — die meisten Aufbewahrungs-Transaktionen liegen aber darüber.

Unsere italienischen Betreiber wickeln die elektronische Rechnungsstellung über Aruba Fatturazione oder Fatture in Cloud ab, beide mit LockMe integrierbar.

Was die Plattform automatisch handhabt

Für alle drei Länder:

• Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummerierung auf Betreiberkonto-Ebene. Keine Nummerierung über Betreiber hinweg geteilt.
• Korrekter MwSt.-Satz pro Land basierend auf dem registrierten Land des Betreibers und dem Standort des Kunden am Verkaufspunkt (was bei der Gepäckaufbewahrung vor Ort immer das Land des Betreibers ist).
• B2B vs B2C-Erkennung — der Kunde kann vor dem Checkout seine USt.-Daten eingeben, um eine ordentliche Firmenrechnung zu erhalten; andernfalls wird eine vereinfachte B2C-Rechnung ausgestellt.
• Mehrsprachige Rechnungsvorlagen, sodass der Kunde seine Kopie in seiner Sprache liest; die rechtliche Version folgt den Regeln des Betreiberlandes.
• CSV-Export für den Steuerberater, im vom Betreiber gewählten Rhythmus.

Was die Plattform nicht macht (noch nicht oder bewusst nicht)

• Wir pushen nicht direkt ans SII (Spanien) oder SDI (Italien). Das ist Aufgabe des Steuerberaters — meist über Holded, Sage, Aruba oder Fatture in Cloud, alle mit uns integrierbar.
• Wir übernehmen keine steuerliche Registrierung in irgendeinem Land. Der Betreiber registriert seine Entität lokal; wir produzieren die Rechnungen.
• Wir ersetzen Ihren Steuerberater nicht. Wir ersetzen die Tabellenkalkulation, die Sie sonst von Hand füllen würden.

Die Fünf-Minuten-Checkliste

Wenn Sie kurz vor der Eröffnung einer Gepäckaufbewahrung stehen, hier die Reihenfolge auf der Steuerseite:

1. Gründen Sie Ihre Rechtsperson im Land des Standorts.
2. Lassen Sie Ihre USt.-Nummer ausstellen (einige Wochen in Spanien, schneller in Frankreich, ähnlich Spanien in Italien).
3. Wählen Sie ein Buchhaltungstool, das mit LockMe integriert — Holded, Sage, Aruba, Fatture in Cloud passen alle.
4. Hinterlegen Sie Ihre USt.-Nummer und Ihr Land in den Betreiber-Einstellungen von LockMe.
5. Testen Sie eine Buchung end-to-end vor der Eröffnung — Selbstkauf für 5 €, prüfen Sie, ob der Inhalt den Regeln des Landes entspricht, dann erstatten.

Der häufigste Fehler: Mit einer Platzhalter-USt.-Nummer „die ich später korrigiere" zu starten. Die ersten 30 Tage Rechnungen werden dann mit falschem Identifikator ausgestellt und müssen mit Gutschriften neu ausgestellt werden. Klären Sie das vor Tag eins.

LockMe-Betreiber in Spanien, Frankreich oder Italien konfigurieren alles oben Genannte im Betreiber-Dashboard. Wenn Ihr Land eine Eigenheit hat, die hier nicht steht, sagen Sie es uns und wir decken sie ab.